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GERARDO REYES (QUERTERBACK)

Es oportuno que hoy hablemos de los KPI (indicadores clave de desempeño), estos se convierten en herramientas valiosas de gestión, si se establecen con claridad, se monitorean y se les da seguimiento, se usan en todas las áreas, departamentos y funciones de la empresa como podrían ser producción, calidad, compras, almacenes, crédito y cobranza, finanzas, recursos humanos y desde luego el área comercial.

Los indicadores clave de desempeño (KPI) son como los instrumentos de navegación de un barco o un avión y de una manera más simple los que aparecen en el tablero de un automóvil, velocímetro, tacómetro, indicador de nivel de combustible, indicador de temperatura, indicador de carga de batería, indicador de nivel de aceite y algunos cuentan con sensores de presión en la llantas, la observación frecuente de los mismos permite corregir a tiempo desviaciones en el comportamiento, que si no se vigilan pueden convertirse en situaciones más complicadas y costosas.

Los KPI tienen requisitos que se deben cumplir, estos son:

1.- Medir solo aquello que la empresa es capaz de controlar2.- Disponer de información oportuna, suficiente y demostrable.3.- Establecer los parámetros, entre bueno y malo.

Los indicadores de mayor aplicación y relevancia en una organización de ventas son:

    a) Medir la cantidad de ventas (número de transacciones)    b) Medir el monto de las ventas vs la cuota o presupuesto    c) Medir el ticket promedio    d) Medir el % de ventas de contado    e) Medir el %  de ventas a crédito

Parámetros básicos:

Por ejemplo, los vendedores deben cubrir entre el 80% y el 120% de la cuota, Si recurrentemente no llegan al 80% es porque seguramente están mal definidos los perfiles y como consecuencia mal contratados, por el contrario si frecuentemente rebasan el 120%, lo más seguro es que las cuotas están mal calculadas, entre el 80 y 120 se genera una banda de flotación en la que el vendedor se mueve, una mayor desviación debe ser revisada con rapidez.

Esta banda se hace más angosta para la gerencia de ventas fluctúa entre el 90 y 110%

Otras mediciones:

También se puede medir y calcular la venta perdida, atribuible al diferente nivel de competencia de los vendedores.

Esta se obtiene de multiplicar las ventas del mejor vendedor por el número de vendedores en la empresa y después restar la venta real. La diferencia es la venta perdida por falta de eficacia en el personal de ventas, es decir algunas empresas toleran una pérdida de ventas por el solo hecho de tener vendedores con diferente nivel de entrenamiento, experiencia, madurez y conocimiento.Es conveniente seleccionar unos cuantos indicadores clave, recomiendo que no sean más de 5, por que se hace compleja la revisión, hay que seleccionar aquellos que produzcan el mayor beneficio, cuando la situación muestra estabilidad se pueden incorporar unos dos más o sustituir unos por otros.

Ventas por línea de producto (mezcla)Ventas por canal Ventas por tipo de clientePromedio de bateo por vendedor y por equipoParámetros de crecimiento por periodosAumento en la cartera de clientesCalidad de la venta (descuento promedio)Medición de la resencia* (pedidos por periodo)termino que aprendí en España y que no conocíaNivel de satisfacción (quejas / facturas)Cantidad y monto de cancelaciones.Clientes recuperadosVentas de productos nuevosEn el comercio en general se pueden llevar indicadores más acordes con su actividad, algunos podrían ser:Ventas por díaVentas por turnoVentas por línea o departamentoVentas por sucursal

Y hay un dato interesante que valdría la pena analizar a partir de un indicador, este aplica para negocios que venden a crédito, se llama días cartera es una forma sencilla de medir el desempeño de la cobranza en función de las ventas.El cálculo se hace dividiendo las ventas del mes entre 30, y se obtiene la venta promedio diaria y luego se divide la venta promedio diaria entre el total de la cartera actual y estos son los días cartera. Si el vendedor desea mejorar estos números, tiene dos opciones o vende más o cobra más rápido.

El análisis de datos nos puede llevar a la búsqueda de mejores resultados, a veces pequeños cambios producen grandes beneficios, no podemos dejar de analizar datos, pequeño no significa sin importancia, a veces un avión cae al mar, no porque fallo el motor, sino porque se salió un tornillo en el timón de profundidad. 

En el tema de calidad de la venta, la recuperación de 1% de en el descuento promedio puede impulsar en un porcentaje mucho mayor el resultado de la operación (utilidades).

Es por todos sabido que solo mejora lo que se mide, y la teoría japonesa Kaizen dice que todo se puede mejorar, los verdaderos éxitos provienen de una filosofía de mejora continua, los KPI sirven para eso.

Recomiendo hacer visible el tablero que señala los avances y progresos en los indicadores, comentar las desviaciones a tiempo traerá grandes beneficios es como ir viendo el marcador, de nada sirve saber que nos fue mal en ventas cuando ya se acabó el mes.

El vendedor profesional que quiere mejorar sustancialmente sus resultados debe tener control de lo que hace y la mejor manera de hacerlo es revisar diariamente el movimiento de sus KPI.

Sobra decir que debe trabajar en base a un plan de ventas que indique con claridad que territorios, plazas, y rutas nuevas desea abrir.

También debe saber que clientes necesita integrar a su cartera y los productos a los que dará mayor impulso en el periodo, un buen vendedor observa y analiza la posibilidad de explorar nuevos canales de venta, hoy todo es multicanal, se deben buscar y encontrar modelos de distribución que sean cortos y agiles para llevar los productos de fabricante al consumidor final con más eficiencia y menos costo.

Solo Recuerden "los datos son el nuevo combustible", establezca con precisión los parámetros o rangos para cada indicador. Estos deben ser comunicados, comprendidos y visibles para la fuerza de ventas-

Les recuerdo que el 8 de febrero es el día del vendedor profesional, pronto les diré porque y como celebrarlo, pero vayan haciendo los preparativos para festejarlo en grande (ya era tiempo y muy merecido).

Les deseo éxito en la implementación de los KPI en su empresa o negocio, les deseo un año nuevo lleno de prosperidad, poniéndome un poquito romántico les digo, patrones amen a sus vendedores, paguen comisiones justas y a tiempo, vendedores amen a sus empresas y patrones, hagan siempre su mejor esfuerzo, vendedores amen a sus clientes, atiéndanlos con esmero, clientes amen a sus proveedores (páguenles a tiempo sus facturas) y así todos seremos más  felices.

Soy Gerardo Reyes el Quarterback de las ventas, mi correo electrónico es [email protected]  agradeceré sus comentarios.

Escrito en: ventas, vendedor, Medir, venta

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